Politique de confidentialité

Qui exploite OPTA ?

OPTA est exploité par Aaron Touré, entrepreneur individuel, SIREN 897 414 710. Pour toute question concernant les données : Aaron@agenceopta.com ou 07 55 81 25 91.

L’exploitant est responsable des traitements liés à sa propre relation avec les utilisateurs et à la sécurité du service. Les données de prospection traitées pour un client suivent ses instructions et la répartition des responsabilités prévue pour la prestation. Les demandes qui relèvent de ce client sont traitées en coordination avec lui.

Les données utilisées et leur finalité

OPTA traite les informations des comptes et espaces clients, les contacts professionnels importés ou saisis, leurs coordonnées, les notes et tâches commerciales, les rendez-vous et les échanges suivis. Des données techniques d’authentification et d’activité permettent de protéger les accès et d’établir l’état des opérations.

Ces informations servent à fournir le service, préparer et suivre la prospection, gérer les rendez-vous, traiter les oppositions et sécuriser les comptes. Elles proviennent des utilisateurs habilités, des listes importées et des services connectés avec autorisation.

La gestion du service repose sur l’exécution de la relation contractuelle lorsque cette base s’applique ; la gestion des interlocuteurs professionnels et la sécurité reposent sur les intérêts légitimes correspondants, sous réserve des droits des personnes. Chaque client reste tenu de déterminer et documenter la base légale de sa prospection et d’informer les personnes concernées. L’autorisation technique Google ne vaut pas consentement des prospects à recevoir des messages.

Connexion à Gmail

Après autorisation du titulaire, OPTA conserve l’adresse du compte connecté, les autorisations accordées et des jetons d’accès à Google. OPTA ne recueille pas le mot de passe Google.

Les autorisations Gmail servent à envoyer des e-mails, consulter les conversations suivies et détecter certains avis techniques de non-remise. Les données concernées comprennent les expéditeurs et destinataires, les objets, les contenus des messages, les identifiants de conversations, les dates et les informations de remise. La consultation des avis techniques peut inclure les parties de message nécessaires à leur interprétation. Le service ne propose pas actuellement de copie générale de votre boîte de réception.

Les messages sont utilisés pour le suivi commercial concerné, l’arrêt des relances en cas de réponse, la prise en compte d’un refus et, lorsque cette fonction est activée, l’assistance à la réponse. Les données Google ne sont pas vendues ni utilisées par OPTA pour le ciblage publicitaire ou l’entraînement d’un modèle généraliste.

Connexion à Google Agenda

Les autorisations Agenda permettent de lister les calendriers accessibles afin d’en choisir un, consulter les disponibilités et créer, modifier ou annuler les événements liés au suivi. Les informations utilisées comprennent les identifiants des calendriers et événements, les horaires, titres et descriptions nécessaires à ces actions. Le fonctionnement actuel n’ajoute pas d’invités aux événements.

Assistance par intelligence artificielle

Une fonction optionnelle de réponse assistée utilise l’API OpenAI. Lorsqu’elle est utilisée, le brief du client et le contexte nécessaire de la conversation peuvent être transmis à OpenAI, notamment le nom et l’entreprise du contact et le texte des échanges. Cette transmission permet de traiter cet échange et de proposer ou envoyer une réponse selon les paramètres activés.

L’application demande de ne pas stocker la réponse dans l’API au moyen du paramètre prévu à cet effet. Cette demande ne signifie pas une absence de toute conservation technique chez OpenAI. Les traitements du prestataire restent régis par ses conditions applicables, consultables dans sa documentation relative aux données API. L’assistance n’est pas nécessaire au fonctionnement des autres fonctions du CRM.

Accès aux données et prestataires

Les données sont accessibles aux membres habilités de l’équipe OPTA et aux utilisateurs autorisés de l’espace concerné, selon leurs droits. Le service fait intervenir Cloudflare pour l’hébergement du logiciel et de sa base, Hostinger pour ces pages publiques, Google pour les connexions autorisées et OpenAI lorsque l’assistance IA est utilisée.

Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. OPTA ne garantit pas un hébergement exclusivement européen. Les informations des prestataires sont accessibles ici : Cloudflare, Hostinger, Google et OpenAI. Pour des informations sur les garanties contractuelles applicables à votre prestation, contactez OPTA.

Conservation et déconnexion

Les données opérationnelles sont conservées pour les besoins de la prestation et du suivi demandé par le client. La suppression ou restitution en fin de prestation est traitée manuellement avec le client, en tenant compte des obligations légales applicables et des informations nécessaires à la prise en compte des oppositions. Le CRM ne comporte pas actuellement de purge automatique générale : la déconnexion ne déclenche donc pas un effacement de l’historique.

La déconnexion Google retire les jetons de cette connexion enregistrés dans OPTA. Vous pouvez également retirer l’autorisation depuis les connexions de votre compte Google. Les données déjà enregistrées dans le CRM font l’objet d’une demande distincte d’effacement. Pour demander la suppression de données ou préciser la conservation liée à votre prestation, écrivez à Aaron@agenceopta.com.

Sécurité et stockage dans le navigateur

Le logiciel utilise une authentification et des habilitations par espace client. Les jetons Google sont chiffrés côté serveur ; les codes d’accès ne sont pas enregistrés en clair. Ces mesures ne constituent pas une garantie d’absence de tout incident.

Le logiciel utilise les mécanismes nécessaires à la session et peut enregistrer des informations d’interface dans le stockage local du navigateur. Les pages publiques de ce site n’intègrent pas de script publicitaire ni d’outil de mesure d’audience ajouté par OPTA. L’hébergement peut traiter des journaux techniques nécessaires à la délivrance et à la sécurité des pages.

Vos droits

Selon la situation et les conditions prévues par les textes, vous pouvez demander l’accès, la rectification ou l’effacement des données, la limitation du traitement, exercer votre droit d’opposition ou demander la portabilité. Adressez votre demande à Aaron@agenceopta.com. Les demandes concernant la prospection d’un client sont coordonnées avec ce dernier.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL.